We Are Meribel
Compte Rendu de réunion du bureau 31/08/2021
L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
16 septembre 2021, 18h, Hotel Savoy grande salle restaurant
Valentin vérifie la disponibilité de la salle pour cette date & règles COVID (masque uniquement)
Ordre du jour
- Fixer une date du prochain AG
- Refaire election du bureau
- Présentation des comptes
- Stratégie sur ce qu’on veut donner sur la direction de l’association
- Point sur l’organisation de la réunion de méribel tourisme avec comptes rendus, et comment nous pensons les influencer
Présentation à faire accompagnée par un PowerPoint avec les grandes lignes.
Convocation à envoyer aux membres cotisants
Invitation à envoyer aux membres non-cotisants – (pas de vote)
Création d’événement sur Facebook, à partager sur les groupes Bon Vivre à Méribel & The Valley Echo.
Invitation & Convocation à préparer avec French Admin Support (Helen ou Viv) pour jeudi soir. En français et anglais.
Invitation
Détailler sur l’invitation le passage en opérationnel, comment on va devenir influenceurs de la stratégie de la vallée. Mettre phrase pour attirer les socio pros. Exemples suggérés:
Comment nous allons créer le processus
Devenez acteurs de votre avenir.
Qui veut continuer l’aventure de We Are Meribel
Convocation
Joindre les comptes rendus des 4 groupes de travail à Méribel Tourisme
Valentin a une trame de convocation à adapter
C’était discuté qu’il faut inviter les remontés mécaniques et l’office de tourisme à l’AG.
TECHNIQUE – SITE INTERNET
Le site web est prêt, Viv a la main pour faire les modifications.
Espace blog a créer, accessible uniquement pour les abonnés. Possibilité de partager sur les réseaux sociaux pour amener les gens sur la page sans contenu.
Cotisant de sept 21 – sept 22 a faire, avec frais pour site web
Sur le site on demande 100€, à partir du 15 sept.
Contenu du site:
- Compte rendus des CoDir Office de Tourisme (Attente de la confirmation de la présidente.)
- Convocations des AG We Are Meribel & Leurs comptes rendus
- Présenter les débats qui vont être discutés sur telle date (avec option pour commentaires et discussions?)
- le travail des groupes de réflexion autour des 5 axes de développement déterminé par l’OT
- Sondages sur des thèmes d’actualité (ex : circuit navette…)
OPÉRATIONNEL
Gros boulot a faire pour rassembler tout le monde, leur faire comprendre l’intérêt de l’association.
Les membres ont besoin de se sentir écoutés.
Il faut travailler et sur la montée d’information, et sur la descente.
A quoi ca sert, l’organisation?
Influencer les missions de l’office de tourisme.
Synthétiser
Partir depuis les 5 axes de développement clés déterminée par l’OT
- Digital
- Marque Meribel
- Développement Durable
- Developpement ete
- Développement attractivité
1h30 de bureau par trimestre.
1 CoDir par mois pour l’OT.
Compte rendu de CoDir valentin les reçoit, il va les publier sur le site We Are Meribel.
La personne en charge de facebook, y mets un mot que le nouveau compte rendu et disponible (visible uniquement si membre cotisant).
Faut-il “traduire” les documents imbuvables de budget etc pour que ça soit compréhensible pour tous?
Est-ce qu’il faut aussi essayer d’influencer au début du travail de leur budget?
Valentin va essayer de préparer une présentation simple du fonctionnement de l’OT, et discuter comment infiltrer le processus afin d’influencer les décisions.
Réunions de We Are Meribel en Juin septembre, novembre et janvier
Pour faire le point sur les affaires courantes, et les nouvelles choses qui sont sorties.
Peut se faire sur virtuel, chaque groupe de travail (commission) s’organise comme ils veulent.
Refaire les rôles avant l’AG pour avoir les postes clés
Nouvelle proposition des rôles préparé par Rich et modifié par Valentin ci-dessous. Valentin va partager le fichier dans le groupe WhatsApp.
2 personnes sur certaines rôles pour mieux motiver
Eux ils vont décider si OUI ou NON peut être proposer de changer de poste.
| Président | coordonner les membres du bureau |
| 1 personne | 1ere représentant à l’extérieur (signatures sur lettres ainsi que représentant physique) |
| Veille applications des décisions | |
| Obligations légale | |
| Gère les CA et AG | |
| Représente l’association et sièges aux codir de méribel tourisme et toute autres commissions nécessaires | |
| Vice-Président = Project Manager | coordonner les membres du bureau et le groupes de travail |
| 1 personne minimum | Gère les CA et AG si le président est absente |
| Travail avec le Président pour créer le plan d’action de l’année | |
| Relation avec OT /Mairie sur les thématiques
Créer des sondages/questionnaire aux adhérents |
|
| Constituer les projets d’action (quand, qui, quoi, comment) | |
| Créer des équipes projets et suivre les projets | |
| Synthétiser et publier les résultats des projets | |
| Gérer les documents partager | |
| Secrétaire / Resp Communication | La tenue du registre spécial |
| 1 ou 2 personnes + Frenchadminsupport | La convocation aux réunions (CA et AG) |
| La rédaction des procès-verbaux | |
| L’archivage et le classement de tous les documents indispensables à la vie de l’organisme | |
| Créer les mails out (mensuelle en moyen) | |
| Gérer le facebook | |
| Créer des blogs | |
| Créer le contenu (photo vidéo etc) pour les médias sociaux et le site | |
| Organisation des soirées networking | |
| Trésorier | Tenue de la comptabilité |
| 1 personne | Gestion des fonds (recettes et dépenses) |
| Établissement du budget prévisionnel | |
| Application de la politique financière | |
| Élaboration du registre financier annuel à soumettre à l’AG | |
| 1ere contact avec la banque | |
| Signature sur le chéquier | |
| Membres du bureau | Participe à l’élaboration du plan d’action de l’année |
| Est responsable d’un groupe / projet et rend compte du travail effectué au vice-président
Participe aux réunions du bureau Pourront être nommés vice-président de commission en fonction des projets à suivre |